La conservazione sostitutiva è una procedura informatica che permette di dare valore legale nel tempo a un documento informatico equiparandolo all’originale cartaceo.
La normativa prevede che i lotti di fatture elettroniche vengano conservati per 10 anni sia da chi emette la fattura che da chi la riceve.
La conservazione è necessaria ai fini Civilistici e Fiscali
- La Legge di Bilancio 2018 stabilisce che l’invio attraverso il Sistema di Interscambio adempie all’obbligo di conservazione ai soli fini fiscali;
- Questo pone le imprese e le partite IVA davanti alla necessità di adempiere all’obbligo di conservazione a fini civilistici delle fatture elettroniche in modo indipendente.
I requisiti tecnici previsti dalla normativa sono particolarmente rigidi.
I costi per una soluzione “fatta in casa” sono impensabili per la maggior parte delle piccole realtà imprenditoriali.
I vantaggi pratici della conservazione sostitutiva sono evidenti e si ripercuotono su tutti i passaggi di stampa, stoccaggio e archiviazione:
- eliminazione dei costi diretti (toner, carta, luoghi di conservazione);
- eliminazione del rischio di distruzione, corruzione o perdita;
- abbattimento dei tempi per ricerca e consultazione.
Attenzione! Non basta archiviare le fatture su un PC o su un server, ma devi rivolgerti ad un Conservatore accreditato AgId oppure fruire del servizio gratuito offerto dall’Agenzia delle Entrate (aderire all’accordo di servizio, nell’area web di fruizione dei servizi – sezione dedicata alla conservazione).
Il servizio tutto incluso offerto dal tuo UNO ERP si è vincente perchè automatizza tutto il processo dalla firma ed invio tramite Sdi fino alla conservazione sostitutiva ai fini civilistici e fiscali, rendendo disponibile la fattura ai fini della sua contabilizzazione direttamente sul tuo Erp.
